Analyse

Flying

Dans mon travail à la commune d'Ixelles, j'ai été amené diriger de nombreux projets, petit, moyens, gros; soit directement moi-même, soit avec un chef de projet de mon équipe. Cette page vous donne un aperçu de ce travail.

Exemples de projets

• Exécution des marchés et gestion des stocks :  La demande des usagers est un système informatique de :
  • Gestion des services techniques, des stocks et des achats ;
  • Gestion des demandes de fournitures, de travaux, de prêts.
  Après un recueil des besoins auprès des gens des métiers et une analyse fonctionnelle de ces besoins, un appel d'offre est lancé. Quatre fournisseurs répondent; il s'agit de sélectionner le meilleur, c-à-d, celui qui répond le mieux aux besoins analysés, au meilleur prix et sans sacrifier la qualité. Le 30 décembre 2013, le marché est attribué à un intégrateur OpenERP. Mon équipe a terminé cette mission, la suite de l'exécution du projet (très orienté métier) est reprise au plus haut niveau stratégique.
• Migration Libre office :  La demande de la commune est une migration de tous les postes de travail du réseau administratif (environ 800 postes) vers une solution bureautique libre & l'abandon de Microsoft Office. Je rédige moi-même une fiche projet avec objectifs, résultats attendus, étendue, valeur ajoutée pour la Commune, budget, agenda estimé), analyse de risques, opportunités, contraintes & prérequis, scénarios. Le projet est motivant, mais sera malheureusement abandonné suite à de nouveaux choix politiques.
• Notre modèle de fiche projet et son mode d'emploi. Vous pouvez bien entendu récupérer ce matériel, l'utiliser, l'adpater à vos besoins.

Procédures

Une équipe d'analyse et de gestion de projets a besoin de procédures pour fonctionner. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de ces procédures. Elles ont été finalisées collectivement, sur base de mes propositions.

Procédure d'entrée des projets

1. Une demande de projet arrive à la Télématique.
2. Une fiche projet pré-remplie, avecun mode d'emploi est envoyée en réponse.
3. La fiche projet de retour est corrigée, relue, éventuellement ajustée.
4. La fiche part vers le prochain CCT pour demande de validation et priorité.
5. Le projet peut alors être validé, reporté ou refusé. Si il est validé, il est planifié dans l'agenda.

A toutes les étapes, le service demandeur est notifié de l'état d'avancement de sa demande.

La procédure d'entrée des projets (Modélisation OSSAD)

Processus de gestion des projets

Le processus

1. En début d'exécution, un chef de projet est choisi ; il planifie son projet en tâches.
2. Les tâches sont affichées en petites fiches blanches ou jaunes sur le tableau des tâches.
3. Le responsable de l'analyse et développement constitue un planning des échéances.
4. Ce planning constitue un des outils permettant le suivi stratégique du CCT.
5. A la clôture, le projet doit être évalué au près de l'usager.

L'unité de tâche est la semaine (certains projets peuvent durer plusieurs mois). L'occupation planifiée du temps est estimée à 60% du temps de travail, les 40% restant étant attribué à la gestion, aux imprévus, à la (auto) formation, ...

Le processus de gestion des projets (Modélisation OSSAD)

Le tableau des tâches

Une gestion agile, inspirée du SCRUM ...

• Le tableau des tâches comprend à gauche une colonne assurant le suivi des entrées de projets
• A droite, 4 colonnes : Qui ?, à faire (step+1), en cours (step 0), fait (step-1).
• Les fiches blanches représentent les tâches plannifiées. Ces tâches saute de « step en step » ; tout le monde voit l'avancement des travaux en temps réels, et si quelqu'un a pris de l'avance, il peut se pencher sur la fiche d'un collègue et lui donner un coup de main.
• Tous les jours (ou à peu près), le tableau est mis à jour au cours d'un « flash meeting » (réunion éclair).
• Les fiches en retard sont marquées d'un point rouge. Les fiches non planifiées sont de couleur jaune ; autrement dit :
  • si le tableau attrape la rougeole, on a un problème (planning, ressources, imprévu, ...)
  • si le tableau attrape la jaunisse, on a un problème de gestion

Le tableau des tâches

Classement rapide des projets

• Priorité : 1=avant tout, 2=dès que possible, 3=non déterminé
• Taille :
  • Léger : simple, mono service
  • Moyen : simple multi service ou complexité moyenne mono service
  • Lourd : forte complexité mono ou multiservice
  • Orageux : risque de provoquer des tensions (Ces projets sont souvent gourmands en ressources temps et compétences, pour la gestion des tensions)
• Libre ou open source : 0=non, 1=oui, 2=probable, 3=partiellement, 4=possible, 5=indéterminé ou non applicable
• Statut : 0=non démarré, 1=en cours, 2=problème, 3=stoppé, 4=clôturé, 5="idle" (en suspens)

XLnu's Not Uml

• XLNU a été mis au point lors de mon passage à la commune d'Ixelles par moi-même et la cellule Analyse que je dirigeais. C'est un langage de modélisation de situations complexes, notamment pour les cas où interviennent différents métiers, services et/ou départements. Il présente 2 difficultés: il est délicat à manipuler et lorsque l'on descend de niveau, il vaut mieux revenir à des langages classiques comme UML, OSSAD, etc. Néanmoins, il fonctionne très bien à de très hauts niveaux dans des situations complexes, c'est à dire qu'il fait ce pourquoi il est prévu.